כאשר אתם מתעדים לחגוג אירוע, גם אתם בוודאי רוצים שהאירוע שלכם יהיה שמח, מרשים עם אוכל מעולה, חוויה מיוחדת ומוצלחת במיוחד. חשוב מאוד שתצאו לדרך הפקת האירוע עם כמה כללי אצבע, שיתנו לכם רוח גבית טובה לעשייה מדויקת בדרך לאירוע מוצלח. שבכל שלב בזמן ההפקה ולא חשוב מה סוג האירוע, תזכרו תיישמו ותעבדו בצורה שיטתית להפקה מושלמת.
כמו שיכולתם להבין, כדי שתוכלו להפיק את מירב התועלת באירוע מהספקים, מהמקום, מכל מה שניתן למקסם לאירוע שלכם כדי מאוד שתיקחו אחריות על הפרויקט ותקדישו לו זמן, משאבים ותשומת לב ראויה. 5 מפתחות הזהב שאציג בפניכם הם חלק חשוב מצרור מפתחות גדול יותר. הם חשובים כדי לעשות לכם סדר בראש וברגע שתלכו איתם לאורך כל ההפקה, גם תיהנו מהדרך.
מפתח זהב מספר 1 – תקשיבו זה לזו תפתחו את הלב לצד השני. באירוע על פי רוב יש יותר מאדם אחד שאחראי על הארגון. בין אם מדובר באירוע יום הולדת לבת/בן הזוג שלכם, יש גם את הילדים שרוצים להיות שותפים לדרך. בחתונה מן הסתם יש 2 אנשים שקשורים לארגון ברמה זו או אחרת, לפעמים אפילו מעורבים גם דור ההורים, בחתונה שניה יש גם ילדים מנישואים קודמים וכך כמעט בכל אירוע. תקשיבו אחד לשני. תנסו לקחת מרחק רק לרגע מהרצונות שלכם, תעשו "zoom out" תקשיבו. לכבוד מה עושים את האירוע, מה המטרה של היום הזה. אירוע הופך למיוחד שמביאים חומרים אותנטיים שלכם. דברים שיש רק לכם כמו שייכות למנהגים מיוחדים, כשרון ושירה. כתיבה החיבור בין החלקים המייחדים אתכם משאר האנשים יצרו באופן טבעי חוויה שונה לאורחים, כל שנותר זה לדעת איך להביא את החומרים באורונטצייה אירועית מוצלחת. כמה שתקשיבו יותר בשקט פנימה תמצאו שם חומרים מצוינים לאירוע שלכם. ההקשבה 󠅖תייצר דבר חדש.
לצורך כך תשאלו את עצמכם כמה שאלות:
- איך נשיג את המטרה שלנו שהאירוע יכבד ויתאים לנו ולאורחים שלנו.
- איך נצליח להנות גם מהדרך וגם מהאירוע עצמו.
מבקשת לשתף אתכם בדוגמא אחת מיני רבות בהקשר של הקשבה אמיתית לצרכים של חתן השמחה. ישבו אצלי בפגישה זוג הורים מקסימים ונרגשים. הם רצו לחגוג לבן היחיד שלהם אירוע בר מצווה. האבא יהלומן במקצועו, איש צנוע שומר מצוות, רצה אירוע גדול מכובד, כמובן עם תקליטן, זמר, אומן, עיצוב ועוד. האמא שמן הסתם מכירה היטב את הבן שלה מאוד חששה מאירוע בסדר גודל כזה. " יערה, שהילד לא יברח מהאירוע הענק הזה שאבא שלו מתכנן לו" כך אמרה לאורך כל הדרך. היא מכירה אותו הכי טוב ולטענתה הילד לא אוהב הרבה אנשים, ילד מופנם, סגור ועדין. אין לו הרבה חברים. מעבר לכך אין לו גם אחים ואחיות שיקיפו אותו ויתמכו בו כאשר ההתרגשות תציף אותו למול קהל אנשים גדול. היא חששה שמהלחץ הילד פשוט יברח. האירוע היה מושלם, הילד שיתף 100% פעולה והשמחה הייתה גדולה. מה עשיתי במקרה הזה? האבא בהינף יד ביטל את חששותיה של האם. הילד פשוט השתתק. בהקשבה אמתית לבעיה החלטתי לגייס בעלי מקצוע, שאני יודעת על סמך הכרות מעמיקה ומניסיון של הרבה אירועים שיש להם את הגישה המתאימה לצרכים של ילד כזה, מקצועיות ברמה הגבוהה לה אני מצפה. הספק שהיה אחראי על המופע הראשי בשיתוף פעולה מלא איתי החלטנו לשתף את הילד בכל שלבי ההפקה. נתנו לו אחריות במהלך הדרך. ברגע שהוא היה חלק מעשייה מקצועית רמת החשש שלו ירדה, הוא כבר ציפה להראות את המופע שהתכונן לכבודו וכך רתמנו את הילד לאירוע.הילד וההורים נהנו משלב ההכנות וכמובן באירוע עצמו. הדרך חשובה גם היא. זו דוגמא קטנה איך הקשבה ופתרון עניני ומקצועי עוזרת לכם להפיק את המקסימום מהאירוע שלכם.
מפתח זהב מספר 2 – חוש הומור !!!!!. נשמע אולי מוזר אבל צריך לציין שתהליך הפקת אירוע הוא תהליך שלעיתים לוקח לא מעט זמן. תמיד לוקח הרבה מאוד אנרגיות. מעורבים בתהליך רצונות שונים, תפיסות עולם שונות, תקציב נתון. תצחקו, תיהנו מהדרך. תזכרו כל הזמן שזכיתם לחגוג את הצד היפה והשמח של החיים. אתם מוציאים כסף למטרות טובות, בריאות אהבה, תבלו. אלו מסוג החוויות שיש לנו מספר פעמים ספור בחיים. הכי קל במצבי לחץ להתווכח, לריב להתעצבן. תצחקו ותזכרו כמה אושר הסיבה לחגיגה מסיבה לכם.
לצורך כך תזכירו לעצמכם:
- שהמטרה הסופית היא לשמוח ולשמח באירוע – ויכוחים ביניכם, כעסים מיותרים לא יפתרו כלום ורק יעכירו את האווירה.
- •תמיד נמצא. זאת הזמן לחגוג גם תוך כדי התהליך.
- התייחסות רצינית לעשייה, להפקת האירוע וחוש הומור לצלוח את האתגרים שבדרך.
מה שמביא אותנו למפתח השלישי שהכרחי לכל מי שרוצה לארגן אירוע באמת מוצלח- במחיר שפוי.
מפתח זהב מספר 3 – תקציב לאירוע. זהו זרקתי את הפצצה. כן, צריך להסתכל בלבן של העיניים ולומר מה התקציב שיש לי לאירוע המסוים הזה. בהחלט אפשר להבין את חוסר הנוחות בעניין זה, יחד עם זאת זה מפתח סופר חשוב שיעזור לעשות הפרדה מאפשרויות שלא רלוונטיות ולתחום את החומרים שכן אפשריים לי בתקציב הנתון. ממליצה מאוד לפני שמתחילים להתרוצץ בכל הארץ, לבזבז זמן אנרגיה וכסף מיותר, להתכנס למסגרת תקציבית.
בחורף האחרון נפגשתי לפגישה ראשונה עם זוג מקסים. לא צעירים רוצים להתחתן. רוני ואופיר. הוא טייס היא מפיקה בטלוויזיה. מיותר לציין שהם זוג רציני, שניהם משכילים, עברו דבר או שנים בחיים. זוגיות יפה. הם סיפרו לי שהם פחות מתחברים לחתונות "רגילות" כדבריהם, גם אם מדובר בלוקישין מיוחד. הם רוצים חתונה עם לינה. ביקשו שאפיק להם חתונה שתתחיל ביום חמישי בבוקר, תכלול טיול עם 20 זוגות הכי קרובים להם, מלון ארוחת ערב, מסיבת חתונה, לינה וכו… כששאלתי אותם מה התקציב שעומד לרשותם לאירוע, הם נכנסו למבוכה ענקית. אופיר צריך לבדוק עם ההורים שלו. רוני עדיין לא נפגשה עם אבא שלה שגרוש מאמא שלה לדון בסכום המתנה שהוא ייתן לה לאירוע. הון עצמי אין להם. בקיצור, נושא התקציב הוא לא הפתעה, כדי להביא את הספקים הנכונים, לתפור את החלום שיהפוך לאירוע מציאותי, צריך לדעת מה סכום הכסף שעומד לרשותכם. גם אם במהלך הדרך תהיה סטייה קלה, עדין המסגרת התקציבית, היא כמו סמן ימני שנותן תיחום ובתוך התיחום הנתון המנעד הוא גדול. תלוי מה רוצים.
לצורך כך תשאלו את עצמכם כמה שאלות:
- יש לכם עזרה מהמשפחה או מכל מקור אחר לממן את האירוע.
- הצ'קים שתקבלו מהאורחים הם חלק מהמקורות שלכם למימון האירוע.
- יש לכם הון עצמי שהקצתם מראש לקיום האירוע.
ברגע שתעבדו עם מסגרת תקציב מסודרת, תחסכו זמן יקר. תהיה לכם התחלה לגשש בין אלפי האפשרויות השונות באינטרנט. מה כדאי לכם לבדוק. כמובן שתמיד יש גם מוצרים ושירותים יוצאים מן הכלל. למשל, גן אירועים יוקרתי במרכז הארץ, נחשב למקום מאוד טוב עם אוכל מעולה, נשאר עם תאריך אחרון בחודש מסוים שאותו הוא לא הצליח למכור, יתכן ויציע את היום הזה במחיר מוזל וכך המקום יכול להתאים לתקציב שלכם.
מפתח זהב מספר 4 – התייעצות עם מומחים. הכוונה לאנשי מקצוע מתוך ענף האירועים אדם נטרלי, ששכרתם מטעמכם. כאשר הזמן שלכם מאוד קצוב, אתם בתוך המרוץ היומיומי המטורף, בין עבודה לבית לאינספור מחויבויות, מומלץ להתייעץ עם אדם מקצועי בתחום. כל ספק יגיד שהוא הטוב ביותר, יודע את העבודה שאתם צרכים וכו..אתם תדעו בוודאות רק בדיעבד איך הייתה העבודה/מוצר ששכרתם מאותו אדם. כישראלים כולנו מוצפים בעצות של המשפחה המורחבת, חברים עמיתים לעבודה. זכרו, אנשים מלאי כוונות טובות, אירוע מורכב ממאות אם לא אלפי פרטים, גדולים וקטנים, ולכן המלצה על מוצר מסוים שהיה טוב ונכון לאירוע מסוים, במקום מסוים לאורחים שונים, לא בהכרח יתאים לאירוע שלכם. אנשים שונים מקום וזמן משתנים. הספק עצמו בעל אינטרסים שמשרתים את בית העסק שלו. "כל נשמה נאבקת על קיומה" (ימימה)
שאלו את עצמכם:
- האם אתם מעדיפים לעשות הכול לבד, להשקיע הרבה כסף ולעסוק במקצוע שהוא לא המקצוע שלכם?
- אתם בוודאות יודעים שהבחירות שלכם לא יאכזבו?
- יש לכם ניסיון עשיר בנושא הפקת אירוע?
- בזמן האירוע עצמו אתם פנויים רגשית, נפשית ופיזית להתעסק עם הניהול בפועל, בדיקת איכות וניהול לוח הזמנים?
בתחום אחר בחיים כמו למשל, החלפת מטבח, אנחנו סומכים על הניסיון האישי שלנו, על איש המכירות בחנות המטבחים? הוא ידע בדיוק מה הצרכים שלנו? או אולי על שיהיה בסדר כי זה מותג מוכר? מעצבת פנים היא אדם מקצועי, ניטראלי, מוכר המטבחים מהחנות הוא עובד שכיר. אם צריך למכור סוג מטבח שעכשיו עליו לחסל את המלאי בהוראת הבוס, כך הוא יעשה. הוא ניזון מהבוס. כך גם מוכרים רבים בגני אירועים ובאולמות השונים, אגב שהם עושים את עבודתם נאמנה, לא בהכרח רואים בצורה אובייקטיבית את מכלול הצרכים והחלומות שלכם ולכן רק אדם ( מתחום האירועים) חיצוני להם ייתן פתרונות מותאמים אישית לצרכים שלכם. כל אירוע שונה מאירוע, רק מנהל פרויקט מקצועי יכול לתת מטרית פתרונות בהתאמה אישית. אגב, כל בעלי המקצוע בענף האירועים מתיחסים לאירוע עם מנהל מקצועי של הלקוח, ברצינות מרובה ובדיוק מירבי. הם יודעים שעין מנוסה ומקצועית מפקחת עליהם ביום הזה. כמו מורה שמכינה אירוע מצויין ביום שהמפקח בא לבקר אותה בשיעור.
שום מאמר בנושא מפתחות זהב לאירוע מוצלח, לא יהיה שלם בלי המפתח החמישי והוא החשוב מכולם.
מפתח זהב מספר 5 – " תפירה טובה" – לתפור במדויק את כל חלקי האירוע שלכם כדי לקבל אירוע שלם, מנוהל עם לוח זמנים מדויק. מכל מפתחות ההצלחה, זה המפתח האהוב עלי. ברור שכל בחירה מושלמת לאירוע שלכם. כל ספק שנבחר הוא מצוין ואתם אוהבים את סגנון העבודה שלו, בוודאות בחרתם תפריט משובח לאירוע שלכם. זכרו באירוע אין חזרה גנרלית כדי שכל החלקים יסתדרו בפועל, הלכה למעשה כמו שחלמתם. אחרי שוידאתם שכל הפרטים נמצאים, סגרתם את הפרטים ומיקסמתם את בקשותיכם מהספקים השונים, בוודאי שלא שכחתם שום חלק ועכשיו נותר שהאירוע יזרום בצורה חלקה. בזמנים הנכונים, תוך כדי טיפול בהפתעות בלתי צפויות שמגיעות תמיד, כי אלו החיים כמו מנצח על תזמורת, צריך שכל הנגנים יעבדו בהתאמה מושלמת.
בשורה התחתונה
לדעת לתכנן ולהפיק אירוע זה מקצוע. אבל בלי להקפיד על כמה כללי יסוד, אתם עלולים למצוא את עצמכם עובדים ועובדים ו… מארגנים אירוע בינוני, ללא תוצאות שהכי טובות לכם ויותר מכך מגיעים מותשים ליום השמחה שלכם.
כמו שיכולתכם ללמוד מהמאמר, כדי שהאירוע שלכם יהיה מוצלח ביותר ואתם תגיעו נינוחים ורגועים לאירוע, מומלץ מאוד ליישם – 5 כללי יסוד: להיות בהקשבה מלאה לשותפים שלכם לאירוע, לתבל בחוש הומור על מנת לצלוח את תקופת ההכנות ברוגע יחסי, להגדיר תקציב לאירוע שלכם, לתת במה למומחה מטעמכם שהוא מפקח על הפרוייקט שיידע להנחות את הספקים ולמקסם לכם את האירוע. תקפידו על הכללים – תראו תוצאות, והרבה יותר מדהימות מכפי שאתם מרשים לעצמכם אפילו לקוות…
כי באירוע אין חזרה גנרלית
תמיד מוודאת שיהיה מושלם….ותמיד באהבה.
יערה
