כל! הסודות נחשפים בדרך לאירוע מושלם.

כל! הסודות נחשפים בדרך לאירוע מושלם.

" יש לנו כבר מפיקה מטעם האולם" משפט שכל זוג שני בערך אומר לפני החתונה שלהם.

אבל האם אתם באמת יודעים מה ההבדל בין מפיקה של האולם/ הגן אירועים לבין מפיקה פרטית? התשובות יפתיעו אתכם ויתכן ויהפכו לחלוטין את האופן שבו אתם מתכננים להתכונן ולחגוג את היום המאושר שלכם.

שגיאה# ראשונה : מנהל האירועים מהאולם או בשמו העכשוי " המפיקה" של האולם מייצגת את האינטרסים של בעל האולם שממנו היא מקבלת משכורת. הסבר: בעל האולם רוצה מצד אחד לתת שירות טוב ללקוחות כדי לבסס את שמו הטוב מצד שני תמיד הוא ינסה להרוויח על עוד שולחן רזרבי שנפתח, לצמצם בכוח אדם כמה שניתן ולסיים את האירוע כמה שיותר מוקדם.  הוא מעוניין למקסם לעצמו את הרווח. אתם בתוך כל השמחה. ההתרגשות והצפת הרגשות בזמן אירוע לא תהיו פנויים לטפל מולו באלפי הפרטים של החתונה/ אירוע שלכם ותאלצו לזרום עם מה שיש.

הסבר ותיקון : מפיקה פרטית מטעם הזוג מייצגת אך ורק את האינטרסים של הזוג ושל המשפחה. היא תוכל לדאוג לחסכון משמעותי בעלויות ולנהל משא ומתן גם בזמן האירוע מול הקייטרינג/ הגן/ בעל האולם ושאר הספקים כדוגמא: לא לפתוח שולחנות רזרבים אם אפשר להימנע מכך.

שגיאה#שניה : המפיקה מהאולם תדאג לכל הצרכים שלנו בתהליך ההפקה שקודם ליום האירוע וגם באירוע עצמו. המפיקה מהאולם שהיא בעצם מנהלת האירועים של הגן / אולם צרכה לנהל צוות מלצרים, לדאוג שיגיעו, שיתלבשו, שיכינו את הסכום, שיפלשו ועוד ועוד… אין לה לא את הזמן ולא את הידע לדאוג לכל הדברים הקטנים והגדולים באירוע כמו בקשות שונות משני הצדדים…שלעתים צריך לגשר ביניהם, להזמין מונית לחבר שהשתכר, לטפל בכלה ששכחה את ההינומה שלה בצילומים ולדאוג שההינומה תגיע בדיוק לטקס וכדומה.

הסבר ותיקון :התכנון והליווי מתחילים הרבה לפני האירוע – מפיקה פרטית תלווה אתכם משלב הרעיון, דרך בחירת האולם ועד הפרטים הקטנים ביותר. היא מפקחת על מנהלי האירוע שעושים את הטוב ביותר למענכם, שלא פותחים שולחנות רזרביים שלא לצורך, שכוס השבירה קלה ועטופה כראוי, שהמזגן הודלק מוקדם ולא חצי שעה לפני תחילת האירוע כך שהמקום יהיה מקורר כראוי, שכל הספקים הגיעו בזמן , הכינו את הנדרש מהם, שהצלם לדוגמא, יודע מי האנשים שהכי חשוב לכם שלא ישכח לצלם אותם איתכם למזכרת כמו סבא וסבתא, חבר שהגיע מחול ועוד… שהזמנת האלכוהול אם הזמנתם מבחוץ הגיעה עם כל הבקבוקים שהזמנתם ועוד..

שגיאה# שלישית:  מנהל אירועים של האולם עובד על פי רוב עם ספקי הבית.

הסבר ותיקון :  מפיקה פרטית עם 20 שנות ניסיון מביאה איתה ניסיון עשיר עם ספקים שונים ומגוונים ויכולה להתאים את הספקים המושלמים לתקציב ולחלומות שלכם. . לדוגמא: לא תמיד יש תקציב ענק לקחת את מעצבת הבית של המקום. מפיקה פרטית מכירה מאות מעצבות אירועים, שגובות מחירים שונים ומגוונים. ישנם אירועים שבכלל אין תקציב לעיצוב ועדין רוצים כן לשים במרכז השולחן עציץ או דומה לו. מפיקה פרטית מטפלת ודואגת לקנות, להביא, לשים על כל שולחן את מה שביקשתם ועוד.

שגיאה# רביעית:  יהיה בסדר… אנחנו והמשפחה הגרעינית נדאג לכל הדרישות ונטפל בהן בעצמנו בזמן האירוע

הסבר ותיקון : באירועים שלכם תגיעו כאורחים! תהנו החיים קצרים. תיקחו מפיקה פרטית שתוריד ממכם את כל הלחצים וההתקלות הלא צפויות. 2 דוגמאות קטנות ברשותכם:  בחתונה אחת רבת משתתפים האורחים הגיעו מחול והחתן ביקש שבחדר צידי של האולם, יהיה שירות של ביביסיטר/ שמרטפיות שישמרו על התינוקות בזמן שההורים רוקדים. כמפיקה פרטית שלהם, ליקטתי שמרטפיות, דאגתי שתגענה בזמן לאירוע, טיפלתי בכל נושא התשלום מולן בסוף האירוע וכך המשפחות היו פנויות לבלות, לשמוח ולרקוד.

בחתונה אחרת האבא של הכלה התעלף בחופה… גם זה קורה (: מנהל האולם חייב להמשיך בלוח הזמנים של האירוע להוציא במקביל לחופה את המנות הראשונות מהמטבח, ההפקה שלנו דאגה לפנות את האבא מהחופה, לתת לו את הטיפול המהיר והטוב ביותר ואף להחזיר אותו לחופה. ולכל אירוע לכל חתונה ככלל יש את הדגשים המיוחדים שלה והדרישות המיוחדות שלה, שאולי נשמעים על פניו " דברים קטנים" אבל בזמן אירוע שהכול קורה מהר ועם המון משתתפים הדברים הקטנים  שמטופלים או שאתם צרכים בדיוק לטפל בהם ע"י בני משפחה הם אלו שיכולים להפוך את החוויה שלכם לחוויה מושלמת או לזיכרון מר ורע. והרי כבר אמרו …" אלוהים נמצא בפרטים הקטנים.."

שגיאה# חמישית: מפיקה פרטית זו הוצאה נוספת ומיותרת.

הסבר ותיקון : מפיקה פרטית היא השקעה שחוסכת לכם בין 10%-25% מעלויות האירוע. מפיקה שמנהלת משא ומתן מקצועי, מכירה את שוק האירועים מבפנים, יודעת גם מה לבקש תמורת הכסף ששולם. הניסיון והקשרים המקצועיים בסוף מתורגמים לחסכון בעלויות לטובת הלקוח. היכולת של מפיקה מנוסה לזהות מראש בעיות פוטנציאליות חוסכת אלפי שקלים. בסוף כל חתונה זוגות חוזרים ומספרים לי שעלות שכר הטרחה נחסכה מהתקציב הכולל והם יצאו נשכרים פעמיים גם נהנו משירותים מקצועיים ומהורדת הלחץ בכל תהליך ההכנות לאירוע וגם שילמו בסיכומו של דבר פחות כסף.

לסיכום, כמו בכל פרויקט גדול שיש בו מנהל פרויקטים, כך גם באירוע שמושקע בו הרבה כסף, מאמץ, זמן ואנרגיה חייבת להיות מי שמרכזת ומארגנת ומנהלת את הפרויקט. מפיקת אירועים פרטית.

והלוואי ונדע ימים טובים ובשרות טובות ורק המון שמחות

ואם יש לכם שאלות לגבי האירוע הקרוב שלכם, אשמח לענות לכם בפרטי    TEL:0505444185